Ballerup Kommune

Baggrund og behov

Ballerup Kommune ønskede at gentænke den måde, projektledere udvikles på. Udgangspunktet var et behov for at koble projektledernes kompetenceudvikling tættere til virkeligheden i projekterne og til kommunens aktuelle behov og udfordringer. Forløbet skulle ikke være en "færdig pakke", men snarere tage afsæt i projekternes virkelighed - og dermed kunne differentiere læringen afhængigt af deltagernes erfaring og opgaver. Samtidig skulle forløbet i højere grad forankres ledelsesmæssigt.

Samtidig skulle den dynamiske tilgang, som ligger i kommunens tilgang til projekter, ikke blot undervises i, men integreres som en levende metode i selve forløbet. Det stillede krav til deltagerne om aktiv medskabelse og anvendelse af redskaberne i egen hverdag - med afsæt i konkrete projekter.

Løsning

Vi designede et nyt projektlederforløb, som tog udgangspunkt i projekternes og projektledernes virkelighed. Forløbet er delt i to dele, så det er fleksibelt for deltagerne. Det er bygget op omkring en række læringsloops - en model, hvor viden, praksis og refleksion hele tiden kobles - og har samtidig en række forskellige temaer, som samlet understøtter alle relevante ledelsesdimensioner. Hvert loop består af:

• Forberedelse via egen tilegnelse af viden gennem læsning af artikler, podcasts, videoer etc. Det giver både ro for den enkelte til at tage det i eget tempo og høj grad af fleksibilitet.
• Fælles workshop for alle deltagere med fokus på korte teorioplæg. Egen forberedelse efterlader tid til, at den traditionelle undervisning kan afløses af træning af teori og metoder i praksis.
• Transformation og anvendelse i egen hverdag. Deltagerne får en hjemmeopgave og arbejder værktøjerne ind i eget projekt og egen projektlederpraksis. Det sikrer transformationen fra viden til nye kompetencer.
• Sparring og refleksion. Hvert læringsloop afsluttes med sparring fra konsulenterne på de udfordringer og problemstillinger, som transformationen har budt på. Sparringen foregår i makkerpar, så der også er fælles videndeling og refleksion med sparringsmakker.

Udgangspunktet for første del er workshoppen "Få styr på projektet på din arbejdsplads", hvor grundlæggende projektværktøjer (målformulering, interessentanalyse, milepælsplan og risikoanalyse) kobles til kommunens generelle tilgang til projekter. Herfra er det muligt for deltagerne at stoppe - eller fortsætte videre ind i del 2: "Ledelse af projekter", hvor der arbejdes med ledelsesdimensionerne i projektarbejdet.

De følgende loops har hvert deres tema:

• Ledelse udad - fokus på forankring og værdiskabelse af projekterne i driften samt involvering af centrale interessenter gennem hverdagsimplementering, forandringsledelse og effektskabelse.
• Ledelse nedad - motivation og ejerskab i projektgruppen kombineret med stærkt fokus på styring og opfølgning, så leverancer og effekt sikres.
• Ledelse opad - hvordan man bedst leder projekter i en politisk styret organisation, og hvordan man på en hensigtsmæssig måde leder sin leder og skaber opbakning.
• Åbent program - form og indhold fastlægges undervejs af deltagerne selv, så relevans og indhold er helt skarpt til de konkrete deltagere. Desuden indgår en opsummering af indholdet fra hele uddannelsen.

Hver workshop kobles gennem læringsloopet til deltagernes egne projekter, og de arbejder løbende med at justere og udvikle deres projekter i takt med læring og feedback. Et andet vigtigt greb i forløbet er involvering af nærmeste ledere. Hver deltager indleder med en forventningsafstemning og deltager i kickoff sammen med sin leder. Det sikrer både organisatorisk forankring og fælles retning, og skaber grobund for lokal opfølgning. Egen leder deltager derfor også på den sidste workshop, hvor de næste skridt planlægges - så værdien af uddannelsen sikres også på den lange bane.

Resultater

Forløbet skaber både individuel og organisatorisk udvikling. Projektlederne får styrket deres projektlederpraksis, indsigt i internationalt anerkendt viden og best practice inden for projektledelse, samt mod til at afprøve nye værktøjer og øget forståelse for egne styrker og præferencer. De får evnerne til at drive en professionel projektproces i fællesskab med projektteamet og samtidig bevare overblikket. Deres ledere har derudover fået bedre forudsætninger for at understøtte og følge op på læringen. Projektlederne oplever øget kvalitet i hele projektprocessen - både i udviklingen, i opfølgningen og i håndteringen af de mange interessenter i en politisk styret organisation.

Der er samtidig skabt en mere fleksibel og behovsstyret tilgang til projektledelse, hvor værktøjer og kompetencer bringes i spil, når behovet er der - ikke kun ud fra et fast pensum. Forløbet har bidraget til at løfte både projekterne og samarbejdet omkring dem, og har vist sig som en konkret metode til at forene læring, ledelse og konkrete leverancer i hverdagen.