By & Havn

Baggrund og behov

I By & Havn spiller projekter en central rolle i realiseringen af organisationens strategiske ambitioner. Samtidig var der en erkendelse af, at måden projekter blev ledet, prioriteret og forankret på, varierede på tværs af organisationen.

Ambitionen var derfor både at styrke den enkelte projektleder, men i lige så høj grad at udvikle en stærkere og mere sammenhængende projektkultur. Det indebar et behov for:

• Et fælles sprog og en fælles forståelse af projektledelse.
• Tydeligere roller og ansvar mellem projektledere, styregrupper og ledelse.
• Et stærkere samspil mellem projektmodel, styring og den faktiske projektpraksis.

Samtidig var der et ønske om at udvikle en projektpraksis, hvor fremdrift, læring og kvalificerede justeringer undervejs fylder mere end perfektion og nul-fejlstænkning. Opgaven var dermed både at løfte projektledernes praksis og at udvikle de organisatoriske rammer, så de i højere grad understøtter hinanden.

Løsning

Vi designede en samlet udviklingsindsats med to tæt forbundne spor: udvikling af projektpraksis i organisationen og kompetenceudvikling af projektledere. Det afgørende greb var at koble de to spor tæt sammen, så læring fra konkrete projekter løbende blev omsat til organisatorisk udvikling - og omvendt.

Spor 1: Organisatorisk læring og udvikling af projektpraksis

Arbejdet tog afsæt i 2-3 pilotprojekter, som fungerede som læringsrum for organisationen. Her blev projektledere og nøglechefer samlet i tematiske workshops med fokus på blandt andet:

• Business case og værdiskabelse.
• Fremdrift og prioritering.
• Governance, roller og beslutningskraft.
• Kommunikation og samspil med interessenter.

Formålet var ikke at "træne" projekterne, men at bruge dem som afsæt for fælles refleksion og læring på tværs. Det gjorde det muligt at kvalificere både samarbejdet og den måde, projektmodellen blev anvendt i praksis. Projektmodellen blev dermed ikke behandlet som et statisk styringsværktøj, men som en levende ramme, der løbende blev justeret og styrket gennem erfaringer fra virkelige projekter.

Spor 2: Kompetenceudvikling af projektledere

Parallelt blev der gennemført et udviklingsforløb for projektlederne med fokus på at styrke deres faglige og personlige handlekraft i rollen. Forløbet var bygget op omkring læringsloops, hvor viden, træning og praksis blev koblet tæt sammen:

• Individuel forberedelse gennem artikler og korte oplæg.
• Fælles workshops med fokus på anvendelse frem for undervisning.
• Afprøvning i egne projekter.
• Sparring i makkerpar og fælles refleksion.

Indholdet tog løbende afsæt i deltagernes aktuelle udfordringer og spændte fra klassiske projektværktøjer til implementering, motivation, ledelse opad og den gode projektstart. Det sikrede, at kompetenceudviklingen ikke blev en isoleret aktivitet, men en direkte drivkraft i udviklingen af projekterne.

Samlet greb

Ved at integrere de to spor blev forløbet en samlet bevægelse, hvor individuel læring og organisatorisk udvikling gensidigt forstærkede hinanden. Projektledernes erfaringer kvalificerede projektmodellen - og den styrkede model gav bedre rammer for projektledernes arbejde.

Resultater

Forløbet har sat tydelige spor i By & Havns måde at arbejde med projekter på - både i praksis og i den underliggende kultur. For organisationen ses en række centrale effekter:

• Styrket projektkultur - et fælles sprog og en mere ensartet tilgang til projektledelse på tværs.
• Klarere roller og ansvar - samspillet mellem projektledere, styregrupper og ledelse er blevet tydeligere og mere velfungerende.
• Mere anvendelig projektmodel - projektmodellen bruges i højere grad aktivt og tilpasses løbende til praksis.
• Øget læringskapacitet - projekter bruges i højere grad som afsæt for fælles refleksion og organisatorisk læring.

Samtidig er der tegn på en kultur i bevægelse. Der er skabt større rum for at arbejde åbent med usikkerhed, dilemmaer og nødvendige justeringer - hvilket styrker både kvaliteten og realismen i projekterne.

For projektlederne betyder indsatsen:

• Større sikkerhed i rollen og bedre greb om både styring og ledelse.
• En stærkere værktøjskasse - anvendt i konkrete projekter.
• Øget bevidsthed om egen ledelsesstil og påvirkning.

Samlet set har By & Havn fået et stærkere afsæt for at arbejde med projekter som en integreret del af organisationens udvikling. Projektledelse er i højere grad blevet en fælles disciplin - hvor fremdrift, læring og samarbejde går hånd i hånd, og hvor både praksis og rammer udvikles i samme bevægelse.