Gladsaxe Kommune
Udvikling af projektmodel, projektkultur og styrkelse af projektkompetencer
Baggrund og behov
Tilbage i 2015 stod Gladsaxe Kommune med et identificeret behov for at styrke projektarbejdet bredt i kommunen. Ønsket var at få en fælles projektmodel og fælles retningslinjer, der kunne fungere godt på tværs af projekttyper, projekterfaring og kompleksitet. Desuden var der et ønske om at styrke projektkompetencerne og det fælles sprog i projektarbejdet.
Løsning
Med udgangspunkt i en række workshops med projektledere - fra nye til garvede, og fra kulturelle projekter til byggefaglige eller tekniske - blev der udviklet en ny projektmodel og projekthåndbog som siden har været rammen om projektarbejdet i Gladsaxe Kommune. Samtidig blev der udviklet et kompetenceudviklingsforløb målrettet projektarbejde i kommunen med håndbogens retningslinjer og metoder som udgangspunkt.
Forløbet er over årene løbende blevet revideret og tilpasset aktuelle behov, ligesom flere kurser, workshops og oplæg er blevet udviklet og afholdt. Det gælder fx kurser målrettet ledelse af projektledere samt porteføljestyring og styrkelse af styregruppearbejdet.
Uddannelsesforløbene er bygget op omkring tre moduler, hver med deres læringsloops:
- Forberedelse - vidensinput og refleksion.
- Praktiske undervisningsmoduler - teori, sparring og praksistræning.
- Afprøvning i egen hverdag - arbejde med eget projekt (transformationsdage).
- Refleksion og sparring - en dag, hvor der er fokus på implementering af ny adfærd i hverdagen. På dagen deltager både projektlederne og deres nærmeste leder.
Der er gennem alle årene afprøvet forskellige modeller til styrkelse af samarbejdet mellem projektledere og ledere i arbejdet med forankring af teori og metoder i hverdagen. Den nuværende model giver mulighed for projektledere og ledere at arbejde aktivt med forankringen sammen, inspirere hinanden på tværs af sektioner samt få faglig sparring fra undervisere sammen om specifikke behov.
De tre moduler på forløbet er:
- Modul 1: Grundlæggende projektudvikling og organisering.
- Modul 2: Hverdagsimplementering og styring.
- Modul 3: Mødefacilitering, samarbejde og motivation.
Hver workshop kobles til deltagernes egne projekter, og der indgår både sparring med konsulent og struktureret refleksion i grupper. Deltagerne arbejder løbende med at justere og udvikle deres projekter i takt med læring og feedback.
Et vigtigt greb i forløbet er involvering af nærmeste ledere. Hver deltager indleder med en forventningsafstemning og deltager i kickoff sammen med sin leder. Det sikrer både organisatorisk forankring og fælles retning, og skaber grobund for lokal opfølgning. Dette følges op af deltagelse fra egen leder på hver transformationsdag (den sidste del af loopet - en opfølgningsdag efter hvert modul).
Resultater
Forløbet har skabt både individuel og organisatorisk udvikling. Projektlederne har fået styrket deres praksis, mod til at afprøve nye værktøjer og øget forståelse for egne styrker og præferencer. Deres ledere har fået bedre forudsætninger for at understøtte og følge op på læringen.
Der er samtidig skabt en mere fleksibel og behovsstyret tilgang til projektudvikling, hvor værktøjer og kompetencer bringes i spil, når behovet er der - ikke ud fra et fast pensum. Forløbet har bidraget til at løfte både projekterne og samarbejdet omkring dem, og har vist sig som en konkret metode til at forene læring, ledelse og leverancer.