Baggrund og behov

Semler Gruppen står over for implementeringen af et nyt forretningskritisk it-kernesystem med betydning for mange medarbejdere, ledere og samarbejdspartnere på tværs af organisationen. I en virksomhed af den størrelse og kompleksitet kræver en succesfuld implementering både tidsplaner og go-live, men også, at forandringen bliver omsat til handling i hverdagen gennem evnen til at skabe følgeskab, lokal forankring og handlekraft tæt på driften. Et centralt greb er at investere i de mennesker, der skal være med til at bære forandringen i praksis. Det gælder både de mange forandringsagenter på tværs af organisationen og medarbejderne i Semler IT, som har en særlig nøgleposition i transformationen. Semler IT stod i en dobbeltrolle: De skulle både understøtte resten af organisationen i overgangen til det nye system og samtidig selv navigere i den samme forandring som brugere. Det stillede særlige krav til deres evne til at skabe mening, kommunikere klart og omsætte usikkerhed til fremdrift. Udgangspunktet var derfor at styrke Semler Gruppens samlede implementeringskapacitet. Det handlede om at opbygge en stærkere organisatorisk muskel for forandring — en kapacitet, der ikke kun kunne bruges i denne transformation, men også i fremtidige udviklingsprocesser.

Løsning

Løsningen blev tilrettelagt som en indsats med to spor, der begge skulle understøtte Semler Gruppens overordnede mål om at skabe reel værdi af det nye it-kernesystem. Fælles for sporene var erkendelsen af, at forandringer først får liv, når mennesker kan forstå dem, handle på dem og se sig selv i dem. Derfor blev der arbejdet målrettet med tre tæt forbundne dimensioner i implementering: • Hovedet – at skabe mening, forståelse og tydelig kommunikation • Hånden – at styrke handlekraft, kompetencer og evnen til at omsætte forandringen i praksis • Hjertet – at understøtte engagement, ejerskab og motivation i mødet med det nye De tre dimensioner gik igen på tværs af begge spor og blev oversat til konkrete greb inden for kommunikation, handlekraft og engagement.

Lokal forankring gennem forandringsagenter

Det første spor havde fokus på at mobilisere og styrke en stor gruppe forandringsagenter på tværs af Semler Gruppen. Målet var at klæde dem på til at fungere som lokale oversættere, sparringspartnere og drivkræfter i implementeringen af det nye it-kernesystem. Gradvis bidrog med oplæg og øvelser på kickoff for mere end 500 forandringsagenter under overskriften: “Forandring handler om mennesker – ikke kun om systemer.” Her blev deltagerne introduceret til en praksisnær forståelse af, hvorfor usikkerhed, frustration og tvivl er naturlige reaktioner i store forandringer, og hvordan sådanne reaktioner kan læses som vigtig information om, hvad der er på spil. Forandringsagenterne arbejdede med at understøtte deres kolleger gennem forandringen ved at kombinere: • mening og forklaring, så forandringen blev legitim og forståelig • konkrete greb og lokal handlekraft, så det nye blev muligt at arbejde med i praksis • motivation og ejerskab, så forandringen kunne få liv i de enkelte dele af organisationen Dermed blev forandringsagenterne ikke kun styrket som informationsbærere, men som vigtige aktører i at skabe lokal forankring, fremdrift og implementeringsevne i hverdagen.

Styrket navigationskraft i Semler IT

Det andet spor havde fokus på Semler IT og deres særlige rolle i transformationen. Her var der to indsatser i gang: én rettet mod ledergruppen i Semler IT og ét fælles seminar for 120 medarbejdere. Indsatsen for ledergruppen havde til formål at styrke en fælles forståelse af lederrollen i en ny organisatorisk virkelighed. Ambitionen var at give inspiration til et fælles ledelsessprog og et fælles udgangspunkt for at forstå lederrollen i en organisation med en stor forandringsopgave foran sig. Samtidig var der fokus på at styrke samarbejdet i ledergruppen og lægge et stærkere fundament for en fælles lederkultur, så lederne i højere grad kunne stå samlet om retning, samarbejde og kultur under pres. Indsatsen arbejdede med ledernes rolle fra flere vinkler. Dels med det ledelsesmæssige fundament: Hvad vil det sige at udøve stærk ledelse i denne kontekst, og hvordan oversættes ledelsesgrundlag og ambitioner til konkret adfærd? Dels med ledergruppen som arbejdsfællesskab: Hvad kendetegner ledergrupper, der virker, og hvordan kan lederne bruge hinanden som reelle samarbejdspartnere — også når der er pres, uenighed og høj kompleksitet? Det andet element var et fælles seminar for 120 medarbejdere, hvor oplæg om forandringsledelse blev koblet med sejlads. Sejladsen var ikke blot en aktivitet, men en bevidst metafor for den opgave, Semler IT stod i. At navigere i forandringer kan sammenlignes med at føre en båd gennem ukendt farvand: Havet skifter, vinden vender, og det kræver både overblik, samspil og evnen til at justere kursen undervejs. For Semler IT gav det et konkret og fælles billede på den samarbejds- og forandringsopgave, de stod midt i. Programmet kombinerede oplæg, dialog, refleksion og praksisnære øvelser. Der blev arbejdet med både den rationelle og den emotionelle side af forandringer: hvordan mennesker søger forklaring og struktur, men også hvordan usikkerhed, vaner og identitet påvirker måden, de reagerer på, når noget nyt rammer. Deltagerne arbejdede blandt andet med: • hvordan man skaber mening og retning i forandringer • hvordan man kommunikerer med blik for modtagerens oplevede virkelighed • hvordan man styrker handlekraft gennem små, konkrete skridt • hvordan man håndterer uro og modstand på en måde, der bevarer nysgerrighed og samarbejde På den måde blev Semler IT styrket i deres evne til både selv at stå i forandringen og samtidig hjælpe andre sikkert gennem den.

Resultater

Semler Gruppen er godt i gang med at styrke sin implementeringskapacitet gennem en målrettet indsats, der både mobiliserer lokale forandringsagenter og udvikler nøglefunktioner som Semler IT i deres rolle som medskabere af forandring. Allerede nu er der tydelige tegn på, at indsatsen skaber bevægelse og giver organisationen et stærkere afsæt for den videre transformation. Der er etableret et mere fælles sprog for, hvad det vil sige at lykkes med forandringer i praksis, og både forandringsagenter, ledere og medarbejdere i Semler IT står med en tydeligere forståelse af deres rolle i at skabe lokal forankring, retning og fremdrift. Der spores begyndende resultater i form af høj energi, stort engagement og en skærpet bevidsthed om sammenhængen mellem kommunikation, handlekraft og engagement. Samtidig er der opbygget større forståelse for, at vellykket implementering kræver mere end teknisk træning og projektstyring. Det kræver også evnen til at forstå de menneskelige reaktioner, som følger med, og omsætte dem til meningsfuld støtte og handling i hverdagen.